Iniciamos o artigo abordando um dos questionamentos que rodeiam o nosso dia-a-dia na empresa: Será que o nosso Projeto vai dar certo?
Como saber o momento exato de se fazer esta pergunta? Será na fase inicial, na de planejamento ou na de execução? A etapa de controle já nos aponta para uma resposta definitiva ou somente a teremos na homologação final, na fase de encerramento?
Bem, diria que em todas estas etapas temos que conduzir o projeto para o objetivo de sucesso, mas como medí-lo?
É importante lembrar que a palavra sucesso é empregada quando se quer expressar que foi alcançada alguma coisa que se desejava, que foi planejada ou tentada - ou seja, a entrega do projeto acontece no prazo certo, dentro do orçamento e está adequado estratégica ou operacionalmente à missão, objetivos e às metas da empresa.
Vamos abordar quatro óticas para definir se seu Projeto foi/será um Sucesso ou um Fracasso.
Eficiência do Projeto:
Atingir os objetivos de tempo
Alcançar os objetivos de orçamento
Uso efetivo dos recursos humanos
Sucesso direto nos negócios:
Contribuir para o sucesso comercial
Contribuir para ampliar a participação no mercado
Impacto no Cliente:
§ Atingir as especificações de operação
§ Atingir as especificações técnicas
§ Atender as necessidades dos clientes e interessados
§ Solucionar um problema operacional essencial
§ Ser utilizável pelo cliente
§ Satisfazer o cliente
Estar preparado para o futuro:
§ Abrir um novo mercado
§ Criar uma nova linha de produtos
§ Desenvolver uma nova tecnologia
§ Desenvolver/reter novas competências
Com as quatro visões acima, passamos a ter um termômetro indicador de quão efetivo é nosso projeto e diria mais, o sucesso/fracasso continua a existir mesmo depois do projeto ser entregue ao cliente, pois a continuidade dele se perpetua até uma próxima necessidade de implementação/reestruturação.
Abaixo relacionamos alguns fatores que evidenciam Sucesso:
§ O trabalho do projeto foi cumprido de acordo com o prazo e o orçamento.
§ Os resultados globais foram cumpridos dentro do prazo e do orçamento.
§ Os resultados do projeto foram entregues ao cliente, que os considera adequados à missão, aos objetivos e às metas da empresa.
§ Os interessados estão satisfeitos com o modo pelo qual o projeto foi administrado e com os resultados apresentados.
§ Os participantes da equipe do projeto acreditam que o fato de ter participado dela foi uma experiência valiosa.
§ Conseguiu-se lucro com o trabalho executado no projeto.
§ O trabalho do projeto resultou em alguns avanços tecnológicos que prometem dar à empresa uma vantagem competitiva.
Fatores que contribuem para o Sucesso de um projeto:
§ Acompanhamento adequado da alta administração.
§ Planejamento efetivo no início.
§ Desenho organizacional apropriado.
§ Autoridade e responsabilidade delegadas.
§ Sistema eficiente de monitoração, avaliação e controle do uso de recursos do projeto.
§ Planejamento eficaz de contingências.
§ Participação intensa da equipe de projetos quanto à tomada e à execução de decisões no projeto.
§ Objetivos realistas quanto a custo e programação.
§ Compromisso do cliente no projeto.
§ Vigilância adequada e contínua do cliente.
§ Compromisso do gerente de projetos em: estabelecer objetivos técnicos de desempenho; orçamentos; cronograma.
§ Aplicação de modernos conceitos e processos gerenciais.
§ Sistema adequado de informações gerenciais.
Fatores que evidenciam Fracasso
§ O projeto excedeu os custos e/ou a programação.
§ O projeto não é adequado à missão, aos objetivos e às metas da empresa.
§ Permitiu-se que o projeto fosse além do ponto em que os resultados seriam necessários para
cumprir as expectativas do cliente.
§ Foram aplicados processos inadequados de gerência de projetos.
§ Foi feito um desenho errado dos padrões técnicos de desempenho do projeto.
§ Os interessados ficaram insatisfeitos com o andamento do projeto e/ou os resultados obtidos.
§ A alta administração não deu suporte ao projeto.
§ Pessoas não qualificadas trabalharam na equipe do projeto.
§ O projeto cumpriu as exigências, mas não resolveu as necessidades do negócio.
Fatores que contribuem para o Fracasso de um projeto
§ Relatórios inadequados de status/progresso
§ Acompanhamento insuficiente da alta administração
§ Falta de competência do administrador de projetos com relação a:
Entendimento da tecnologia;
Capacidade administrativa;
Habilidade em comunicar-se;
Capacidade interpessoal;
Capacidade de tomar decisões.
§ Visão limitada - não há visão do projeto como um todo.
§ Má relação com os stakeholders de projeto.
§ Má relação com o cliente.
§ Falta de participação da equipe de projetos na tomada e na execução de decisões
§ Recursos inadequados.
§ Planejamento insuficiente.
§ Manejo inadequado na gerência de mudanças.
§ Cronogramas não realistas.
§ Subestimação dos custos, o que pode levar a um financiamento insuficiente.
§ Opinião pública desfavorável.
§ Conclusão do projeto fora do prazo.
§ Falta de apoio da diretoria executiva.
§ Falha em manter a alta administração informada.
§ Ineficiência no emprego de recursos.
§ Definição deficiente de autoridade e responsabilidade para a equipe de projetos.
§ Falta de dedicação por parte dos membros da equipe.
Sugiro, após a entrega do projeto, o preenchimento de formulário próprio que evidencie cada um dos quatro tópicos abordados anteriormente. O resultado deve ser armazenado e utilizado como lições aprendidas.
Abraços e até a próxima!
Patrícia Di Cunto Bracco, MBA, PMP
pbracco@terra.com.br
art.5 jun2007
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