Encerramento da Etapa do Projeto

Finalizada a Primeira Etapa do Projeto!

Ao longo dos últimos meses, a equipe do Projeto construiu os artefatos necessários para a primeira grande fase.

Toda a documentação desenvolvida neste período foi consolidada e os kits foram preparados e entregues para as primeiras homologações.

O material impresso foi disponibilizado para a validação do grupo responsável pelo projeto, bem como para o parecer do grupo da Arquitetura Funcional e de Dados.

Ao término das validações, o material foi entregue para a homologação dos gestores e, após os devidos ajustes, foi encaminhado para a validação final pelo grupo da arquitetura.

Durante a primeira etapa, a equipe pode aprofundar os conceitos e regras do negócio e também praticar o uso das ferramentas de apoio ao desenvolvimento.

Está programado para os próximos dias a obtenção, compilação, formalização e armazenamento das “lições aprendidas” de forma a gerar recomendações para melhorar o desempenho futuro dos projetos e para ampliar a base de conhecimentos da empresa.

Esta grande etapa encerra-se com a preparação do documento denominado “Sumário Executivo” e com a apresentação de Final de Fase.

Devemos ainda celebrar a assinatura do Sumário Executivo, pois o mesmo autoriza a próxima fase do Projeto.

É hora de detalhar e juntar as partes!

A primeira atividade a ser feita é o “Desenho da Solução” que permitirá uma visibilidade das macro-funcionalidades descritas na fase anterior.

Com este nível de detalhamento poderemos reestruturar o cronograma do projeto, revisando o planejamento originalmente previsto.

No início desta nova fase, a equipe será ampliada e novas competências serão desenvolvidas.

O monitoramento periódico do projeto continua. A atenção aos riscos permanece e a evolução dos planos também.

Abraços e até a próxima!

Patrícia Di Cunto Bracco, MBA, PMP

pbracco@terra.com.br

maio2008

Execução, Monitoramento e Controle do Projeto

A execução começou...o monitoramento e o controle intensificam-se!

A equipe foi montada, o planejamento divulgado e o Projeto começa a tomar forma.

As atividades de Especificação Funcional, a primeira grande etapa da fase de Execução do Projeto, são norteadas por importantes reuniões com os Gestores, com a Arquitetura Funcional, com a Arquitetura de Dados e com as equipes responsáveis pelos outros projetos interrelacionados com o nosso.


A fase de Execução é a mais longa dentre as fases de um Projeto e a que requer mais cuidados. A equipe começa a ser composta e aumenta de acordo com o planejamento preliminar.

A curva de aprendizado de todos os envolvidos começa a crescer e a produtividade a aumentar.

Os artefatos são gerados, a padronização é difundida entre todos os participantes, os protótipos são elaborados e as homologações são iniciadas.

Durante todo o projeto, as atividades de Monitoramento e Controle são fundamentais para a garantia de que tudo o que foi planejado está sendo realizado.

Nas reuniões periódicas de acompanhamento, são gerados relatórios de progresso que evidenciam a evolução do projeto.

Os Riscos são constantemente monitorados e os seus Graus (Probabilidade x Impacto) revisados. Riscos antigos são fechados e novos riscos são abertos sempre de acordo com os novos cenários que eventualmente se apresentem.

O fator Comunicação é ampliado e, junto com ele, o relacionamento dos stakeholders, merecendo uma atenção especial do Gerente do Projeto.

A importância de métodos de organização se faz notar, visto o número crescente de documentos gerados e versionados. Uma estrutura de rede torna-se fator decisivo para uma otimização na localização e na segurança de toda a documentação do projeto.

A criação de um grupo específico de distribuição de e-mail ajuda na gestão da comunicação e minimiza os ruídos na equipe, pois parte dos desenvolvedores estão fisicamente distantes da empresa e mais próximos do cliente.

É enorme a satisfação de participar desta equipe e perceber como todos os envolvidos estão alinhados visando um só objetivo: a conclusão, etapa por etapa, dos marcos deste projeto!

Abraços e até a próxima.

Patrícia Di Cunto Bracco, MBA, PMP

pbracco@terra.com.br

abril2008

Iniciação e Planejamento do Projeto

Todo grande projeto necessita de grande planejamento!!!

Foram horas e horas de reuniões, discussões, geração de documentos, validações, mas valeu a pena!

O esforço despendido ao longo dos últimos três meses no Projeto causou um impacto muito positivo tanto no Cliente quanto na nossa
Diretoria. A sinergia alcançada entre Gerencia do Projeto e PMO permitiu alinhar perfeitamente as competências técnicas da equipe com as melhores práticas do PMI.

Como produto, concluímos um Planejamento realista em todos os sentidos: Esforço, Prazo, Custo, Alocações, Riscos etc. Geramos toda a documentação exigida pelo escritório de projetos do Cliente, atendendo aos padrões da arquitetura, metodologia e qualidade exigidos de um Projeto inserido no Programa de TI do cliente, que respeita o que há de mais moderno no mundo.

A importância desta fase é bem visível e está em destaque no gráfico que representa o nível das atividades durante o ciclo de vida de um projeto.


Mas o que já fizemos ao longo destes meses de projeto?

Na fase de Iniciação elaboramos o Termo de Abertura do Projeto, que é um documento contendo, de forma macro, o escopo, as premissas, as restrições, os prazos e os envolvidos no projeto.

Também realizamos a Reunião de Inicialização, com uma apresentação, pelo PMO, da Visão Geral deste Elemento e sua definição, funcionalidades, relações e dependências, cronograma, os envolvidos no projeto e os próximos passos, tudo registrado em ata. Nesta fase temos a aprovação formal de início do projeto e o reconhecimento formal do Gerente na condução do mesmo.

Na fase de Planejamento do Projeto elaboramos o Plano de Gerenciamento do Projeto, documento que detalha os aspectos do Termo de Abertura e agrega novos documentos de gestão como a Matriz de Responsabilidades, Plano de Riscos, Matriz de Comunicação, Organograma do Projeto e Cronograma (já previamente validado pelo PMO, onde é efetuada análise de viabilidade das etapas, balanceamento do esforço de Especificação Funcional e Projeto Lógico e da carga de trabalho dos recursos distribuídos pelas atividades do cronograma).

Encerramos esta etapa com a realização do “Kick-off” do projeto; reunião envolvendo todas as partes interessadas e onde obtém-se o compromisso formal de apoio ao projeto. O registro fotográfico é um elemento importante para divulgação nos meios de comunicação, dando uma visibilidade especial ao projeto, no Programa do Cliente.

Grandes desafios nos esperam!


Abraços e até a próxima.


Patrícia Di Cunto Bracco, MBA, PMP
pbracco@terra.com.br
março2008