O PMI® afirma que os gerentes de projeto gastam aproximadamente 90% do seu tempo adquirindo e transmitindo informações.
Começamos o texto chamando a atenção sobre a importância de uma boa comunicação nos nossos projetos.
Um Gerente de Projeto não terá sucesso se não puder comunicar-se efetivamente com todos os envolvidos no seu projeto (linhas gerenciais, equipe de trabalho, cliente e demais interessados).
Quando falamos de ‘comunicar-se’ estamos abrangendo as diversas formas de comunicação:
Oral (reuniões de entendimento do projeto, reunião com as equipes, apresentações do projeto ou fases do mesmo), Escrita (atas de reunião, relatórios de andamento, e-mail’s, solicitação de mudanças, esclarecimentos ao PMO, Sponsor e Stakeholders) e Não–Verbal ou Corporal.
Precisamos observar criteriosamente os outros a fim de entender melhor tanto o que eles estão sentindo quanto o que eles estão (realmente) dizendo.
Manter comunicações orais e presenciais é extremamente importante para aumentar o espírito de equipe. Um gerente não deve só conduzir seu projeto através da escrita, ou simplesmente usando o telefone; a presença física e os milhares de sinais não-verbais que são transmitidos ampliam a confiança dos envolvidos no processo. O PMI destaca a importância da proximidade da equipe (tight matrix) para manter uma comunicação eficaz. Na medida do possível procure manter contatos presenciais com seu grupo. Isso faz uma grande diferença!!!
Seguem os Processos do PMBOK referente ao Gerenciamento das Comunicações:
Planejamento das Comunicações
Distribuição das Informações
Relatório de Desempenho
Gerenciar as partes interessadas
Para um bom Planejamento das Comunicações, lembre-se de verificar os seguintes tópicos:
o Objetivo. A razão da distribuição das informações.
o Item de comunicação. As informações que serão distribuídas às partes interessadas.
o Freqüência. A freqüência de distribuição das informações.
o Formato/meio físico. O layout das informações e o método de transmissão.
o Responsabilidade. O membro responsável pela distribuição das informações.
Abraços e até a próxima!
Patrícia Di Cunto Bracco, MBA, PMP
pbracco@terra.com.br
art.4 maio2007
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